A quoi correspond le bouton d’action « Historiser » ?
  • Dans de nombreux écrans d’AJi Sociétés, il existe un bouton d’action « Historiser ». L’historisation d’une information permet de conserver le suivi des informations légales de la société : une ancienne dénomination sociale, l’ancienne adresse d’un siège social, les périodes d’exercice d’un mandat, etc.
  • En fonction de l’information que vous souhaitez historiser, il existe 2 options :
  • Historiser : cette option permet de mémoriser une information qui prend définitivement fin. Par exemple la fin d’un mandat qui n’est pas renouvelé.
  • Créer une nouvelle version: cette option permet de mémoriser les anciennes informations en renseignant une date de fin et de les mettre à jour dans une nouvelle version à partir d’une nouvelle date de début.

Puis-je attacher des documents à une société ? Y a-t-il l’équivalent d’un parapheur dans AJi Sociétés ?
  • Lorsque vous ouvrez un dossier, vous disposez d’un sous-onglet « Répertoire ». Celui-ci vous permet d’attacher tous types de documents (actes finalisés, documents d’identité, formalités etc.) à un dossier en les enregistrant dans le logiciel.
  • Cliquez sur : « Créer un nouveau répertoire », nommez celui-ci et importez vos documents. Pour les consulter, cliquez sur la flèche et exportez.
  • Vous pouvez ouvrir autant de répertoires que nécessaire au sein de chaque dossier et charger plusieurs documents au sein de chaque répertoire.
Comment gérer la confidentialité des données ?
  • Lorsque vous créer un dossier ou une ressource, vous avez la possibilité de gérer la confidentialité :
  • Public : le dossier et la ressource sont visibles et accessibles par tous les utilisateurs.
  • Privé : le dossier et la ressource ne sont visibles que par l’utilisateur qui les crée.
  • Partagé : le dossier et la ressource ne sont visibles que par un groupe d’utilisateurs prédéterminé (les groupes d’utilisateurs peuvent uniquement être créés par l’Administrateur).
    Pour prédéfinir ces groupes, cliquez sur le pictogramme en haut à droite de votre Bureau  => Utilisateurs et groupes =>  
    Nommez le groupe et sélectionnez les membres concernés.
Est-il possible de prendre des notes ?
  • Au niveau de la société gérée, vous disposez d’un sous-onglet « Notes ». Cliquez sur le bouton « Modifier », renseignez l’information que vous souhaitez associer à cette ressource et sauvegardez la. Votre note apparaîtra sur la page d’accueil de la société gérée. Il en va de même pour les ressources « Personnes ».
  • Par ailleurs, la possibilité de renseigner diverses « observations » vous est proposée dans un certain nombre de champs (sous-onglet « Travaux » des dossiers, différents blocs des sous-onglets « Détenteurs », ou « Capital social » des sociétés gérées etc.). Ce sont des champs de saisie libre qui vous permettent d’intégrer des informations complémentaires.

Comment établir un registre des mouvements ?
  • Dans les SA et SAS, le registre des mouvements de titres vous permet de retracer, dans l’ordre chronologique, l’ensemble des mouvements affectant les titres de la société.
  • Dans le sous-onglet Accueil de la Société gérée, cliquez sur la flèche qui se trouve à côté du bouton « Rapports » et choisissez l’option « Registre des mouvements ». Choisissez la date de référence correspondant à la date à laquelle vous souhaitez arrêter la liste des mouvements. Ce document est disponible en format PDF (non modifiable).